Q&A
In samenwerking met Food Cabinet hebben we een uitgebreide Q&A samengesteld met allerlei vragen (en antwoorden!) over het starten van een korte keten initiatief of voedselbox onder de vlag van Support Your Locals.
Samenwerking
Q: We hebben een groep voedselproducenten bij elkaar gevonden, wat doen we nu?
A: Je kan op vele verschillende punten beginnen. Hieronder een lijst van acties die in elk geval genomen kunnen worden:
– Inventariseer alle te verrichten taken, zoals: inkopen, marketing, administratie, communicatie, financiën, operatie.
– Inventariseer wat er allemaal opgezet moet worden, zoals: logistiek systeem, distributiekanalen, koelingen, vervoer, personeel
– Bedenk hoe jullie businessmodel eruit ziet
– Check of jullie kunnen voldoen aan de voedselveiligheidseisen
– Bekijk per persoon wat hun kwaliteiten, wensen en voorwaardes zijn
– Bedenk wat voor samenwerkingsvorm (en rechtsvorm) jullie willen hanteren
– Overleg en maak een duidelijke taakverdeling
– Maak afspraken omtrent producten, levering en kwaliteit (spreek een prijs af, tijdstip van levering, kwaliteitscontrole, wat te doen met breuk?)
– Zet je afspraken schriftelijk vast
– Houd goed contact en wekelijks overleg
– Evalueer en pas aan waar nodig
Q: Samenwerkingsvormen – hoe ga je daarmee om, is het mogelijk om het organisch te laten gaan of juist meer hiërarchisch ?
A: Er zijn vele mogelijkheden. Het hangt natuurlijk af van wat jullie willen. Maar ook zoals eerder genoemd hangt het af van de kwaliteiten van de groep. En de positie die je wellicht als initiatiefnemer hebt; ben je wel of geen voedselproducent? Wil je als initiatiefnemer meer de touwen in eigen handen houden omdat je wellicht ook terzijnertijd verder gaat uitbreiden?
Er zijn ook initiatiefnemers die de regie helemaal op zich nemen. Dus zij kopen producten in van voedselproducten en vervolgens doen ze de rest helemaal zelf. Je hebt dan de meer traditionele constructie van verkoper en koper.
Inhoud & Assortiment
Q: Hoe lokaal moet je het houden?
A: Hoe lokaal je het houdt is natuurlijk helemaal aan jou. Niet elke stad of provincie produceert alles wat je wellicht in je box zou willen hebben en daarom kijk je verder dan je streek of woonplek. Een reden dat je bijvoorbeeld niet buiten je stad of streek zou willen treden, is omdat je niet wil concurreren met andere initiatieven in omliggende gebieden.
Q: Ik mis producten die ik in mijn box zou willen hebben, hoe vind ik die?
A: Een voor de de hand liggende optie is een oproep doen via sociale media en persoonlijke kanalen inschakelen. Eventueel kunnen wij hierbij helpen om te proberen je aan een producent te koppelen, mail ons om jullie aan elkaar te verbinden.
Er zijn ook platforms die alle regionale producenten in kaart hebben gebracht, zoals HalloBoer die een overzicht van alle regionale producenten geeft.
Financiën
Q: Hoe bepaal ik de verkoopprijs van een box?
A: Er zijn verschillende manieren om dit te doen, hier twee:
– Bepaal wat box maximaal mag kosten en dan inhoud box vormgeven op basis hiervan
– Kijken welke producten je in je box wilt stoppen, de som daarvan maken en dan alle overige kosten toevoegen
Belangrijk is dat je alle kosten meeneemt in de kostencalculatie van je box. Denk dan aan:
– Operatie: inpakken, koelen, sorteren, aansturen, opruimen, schoonmaken, roosters maken, inhoud box bepalen, inkopen, onderhoud plegen, HACCP registraties, kwaliteitsbeheer, afvalbeheer
– Marketing/sales: social media, flyers, informatie brochures/pamfletten, interviews, klantenservice
– Financiële administratie; kostencalculaties, online betalingssysteem, facturen verwerken, versturen, loonadministratie, boekhouding bijwerken
– Productiekosten: producten*, schoonmaakmateriaal, locatiekosten, G/W/L,
– Disposables: boxen, tape, handschoenen, mondkapjes, schorten, schoenbeschermer
– Overige kosten: onvoorziene kosten, verzendkosten, eventuele marge voor initiatiefnemer
Daar zitten vaste en variabele kosten tussen. De variabele kosten worden per box lager of hoger afhankelijk van het aantal boxen dat je gaat verkopen.
Q: Hoe regel je de financiën tussen de onderlinge ondernemers die bijdragen aan het initiatief?
A: Dit hangt af van de samenwerkingsvorm die jullie hebben gekozen. Belangrijk is dat je een goede administratie aanlegt om aan te tonen waar alle inkomsten en uitgaven vandaan komen en naar toegaan. Ben je een burger en initiatiefnemer, en heb je geen KVK nummer dan moet je dit wel aanmaken. Je creëert namelijk omzet en dan ben je belasting gerechtigd. Ook al maak je geen winst.
Q: Ik ben initiatiefnemer maar geen producent. Ik doe dit pro bono. Hoe kan ik wel inkomsten generen?
A: Dit kan je onder andere doen door:
– Op zoek gaan naar subsidies en sponsoring.
– Vergoeding doorberekenen aan de voedselproducenten.
– Vergoeding doorberekenen in de box, dus een marge bovenop de totale kosten.
Operatie
Q: Hoe ziet een dag inpakken eruit?
A: Hier een overzicht over de werkzaamheden tijdens een dag inpakken:
Levering
De producten komen binnen op de afgesproken tijd. Dat kan bijvoorbeeld tussen 7:00 en 8:00 zijn op de ochtend dat je inpakt. Maar kan ook een dag tevoren zijn. Zorg dat producten die gekoeld moeten zijn direct de koeling in gaan.
Inpakken
Maak een opstelling waarbij je producten kan inpakken inachtnemend de afstand tussen de mensen die inpakken. Maak bijvoorbeeld een pad waarlangs de producten zijn uitgestald. Zet de doos of tas op een hondje en doe ieder product in de doos/tas.
Transport
Als alle ingrediënten ingepakt zijn stapel je de producten op een pallet (als nodig gekoeld) en wacht je tot ze op transport gaan.
Houdt in de gaten:
– houd de koelketen intact
– houd afstand tot elkaar
– was handen en gebruik handschoenen
– zorg voor HACCP/hygiëne richtlijnen waar iedereen zich aan houdt
– maak iemand in het proces verantwoordelijk voor deze richtlijnen
Vergunningen en wetgeving
Q: Aan welke hygiënecodes moet ik me houden bij het verwerken, inpakken en vervoeren van etenswaren?
A: Voedselveiligheid kent strenge regels en richtlijnen. Deze staan weergeven in hygiënecodes die je hier kan vinden per sector. Dit is weer oa doorvertaald in een risico-inventarisatie voor voedingsmiddelen ook wel bekend als HACCP. De benodigde registratieformulieren die je daarvoor nodig hebt kan je hier vinden.
Van deze formulieren zal je voornamelijk gebruik maken:
– Registratie temperaturen
– Periodieke hygiënecontrole
– Registratie ingangscontrole
Bij het verwerken, inpakken en vervoeren van de voedingsproducten denk dan ook aan:
– goed geventileerde ruimtes
– goed werkende (transport)koelingen
– adequate schoonmaak faciliteiten
– regels omtrent persoonlijke hygiëne
– extra tijdelijke maatregelen met betrekking tot het coronavirus
Q: Mag je alcohol verkopen via je box of pakket?
A: Op de volgende sites kun je meer informatie hierover vinden:
https://ondernemersplein.kvk.nl/alcohol-verkopen/
https://www.ictrecht.nl/blog/de-regels-rondom-online-verkoop-van-alcohol-1
https://www.ictrecht.nl/blog/de-regels-rondom-online-verkoop-van-alcohol-2
Staat je vraag er niet bij?
Stuur een mail naar helpdesk@taskforcekorteketen.nl